Mapas de procesos

a. Que es un Mapa de Procesos y cuáles son sus utilidades.

"Se considera que un mapa de proceso es una ayuda visual para imaginarse el proceso donde se muestra la unión de entradas, resultados y tareas" [Anjard (1998)]. Es una técnica muy extendida y cotidiana, que permite definir, describir, analizar y mejorar los procesos para perfeccionar los resultados deseados por los clientes [Aldowaisan et al. (1999)].

En el Mapa de procesos, se describen las actividades de planeación, autoevaluación y mejoramiento continuo como bases para el direccionamiento estratégico de la Institución, previa identificación de las necesidades y requisitos de los clientes. Es responsabilidad de la alta dirección asegurar los recursos necesarios para la operativización de la docencia, la investigación, la extensión y la internacionalización, los cuales son apoyados por procesos académicos y administrativos, que funcionan de manera sistémica para buscar la satisfacción de sus clientes.

Los mapas de procesos son útiles para:

· Saber cómo llevan los trabajos se están haciendo en la actualidad

· Para aumentar la cálida

· Para mejorar los procesos

· Para mantener a nuestros empleados orientados

· Para crear formas deferentes de trabajo cuando se presenta momentos críticos

· Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

b. Por qué y para qué se deben realizar los Mapas de Procesos.

Para graficar un proceso nos da la oportunidad de observar su funcionamiento desde cada uno de sus pasos, esto nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas lo cual facilita el trabajo de corrección y mejoramiento.Porque debemos a enfocarnos en la entropía de los sistemas de información que utiliza la empresa para así saber cual se debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tener resultados exitosos.

c. Que permite identificar los Mapas de Procesos.

Identificar en que se está fallando o en que se puede mejorar, para así tener una idea más compleja de la solución del problema planteado. También lo podemos llamar como una guía de procesos el cual muestra un serie de actividades.

d. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos.

· Cuando se interesa automatizar la información a través de la adquisición de equipos de computadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los procesos. De esta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son críticos para completar el trabajo correctamente y aquellos que deberán modificarse para obtener un mayor beneficio de la nueva tecnología.

· Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algún servicio o resultado , es un buen indicio deque el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente.

· Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo, estos pueden ser ocasionados por un empleado que no posee el conocimiento o la destreza necesaria. En estos casos, obviamente la primera opción es el adiestramiento al empleado.

· Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo , resulta de gran valor conocer los pasos o tareas que lo componen. Así,cuando se determinan las tareas que serán medidas, se seleccionan solo aquellas que verdaderamente impactan el resultado y se evita recopilar datos innecesarios

e. Cuáles son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explíquelas.

Mapas de procesos cruzados:

Contiene los insumos o recursos necesarios, personas, materiales, y productos y los pasos necesarios para transformarlos en el resultado final. Estos se representan mediante símbolos y flecha. Ofrecemos dos alternativas para representar los procesos cruzados; el mapa funcional y el lineal de tiempo.

· Mapa funcional:

se utiliza mayormente para clarificar la forma en que está organizado el trabajo, paso a paso, a través del proceso y cómo las actividades cruzan los límites de una unidad a otra para que pueda ser completado el proceso.

· Mapa de tiempo

: éste se construye para representar el ciclo de tiempo a través del proceso. Comúnmente se utiliza cuando se interesa reducir el ciclo de tiempo, esto es,agilizar el proceso

f. Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafíquelos.

Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer día pensar en una propuesta para después procesarla luego en el segundo día tomar una decisión si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente día se coordina visita y se presta el servicio.

g. Cuáles son los símbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique cada uno.